Säännöt & GDPR

Säännöt

LAPPEENRANNAN YLIOPPILASTEATTERI ACTI RY

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry ja sen kotipaikka on Lappeenranta.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on ylläpitää ja kehittää teatteriharrastusta sekä edistää ja tukea teatteritoiminnan kehitystä yhdistyksen kotipaikkakunnalla erityisesti korkeakouluopiskelijoiden keskuudessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys

– järjestää teatteriesityksiä ja niihin verrattavissa olevia tilaisuuksia

– järjestää harjoituksia, kursseja ja koulutuksia

– tukee jäsentensä osallistumista muiden järjestämiin teatteriin liittyviin koulutuksiin ja kursseihin

– järjestää jäsenilleen virkistystoimintaa

– on yhteistyössä teatterien ja muiden kulttuuritoimijoiden kanssa

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi

– järjestää maksullisia teatteriesityksiä ja muita kulttuuritilaisuuksia

– ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja

– omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta sekä

– toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan myyjäisiä, rahankeräyksiä ja arpajaisia.

3. Jäsenet

Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt sekä liittyy yhdistyksen sähköpostilistalle. Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Kunniapuheenjohtajaksi tai kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.

4. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja kannatusjäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää yhdistyksen syyskokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

5. Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 2-6 muuta varsinaista jäsentä sekä 0-2 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallituksen kokous on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yksin ja muut hallituksen varsinaiset jäsenet aina kaksi yhdessä.

7. Tilikausi

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

8. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokouksia ovat syyskokous marraskuun loppuun mennessä ja kevätkokous maaliskuun loppuun mennessä sekä ylimääräinen kokous.

Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokouksista on ilmoitettava vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta yhdistyksen sähköpostilistalle sekä ilmoitustaululla mikäli sellainen on käytettävissä. Kokouskutsussa on mainittava kokouksen aika, paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat.

10. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto

6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille

7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus

2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa

3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4. hyväksytään kokouksen työjärjestys

5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet seuraavalle kalenterivuodelle

6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja heille henkilökohtaiset varatoiminnantarkastajat taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa

8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kevät- tai syyskokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11. Ylimääräinen kokous

Ylimääräinen kokous kokoontuu hallituksen kutsusta tai kun vähintään 10 varsinaista jäsentä tai 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti vaatii. Käsiteltävä asia on esitettävä kirjallisesti hakemuksen liitteenä. Tällöin on hallituksen järjestettävä kokous neljäntoista (14) vuorokauden kuluessa vaatimuksen esittämisestä.

12. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla tästä kirjallisesti hallitukselle tai hänen katsotaan eronneen, mikäli hän ei maksa vuosittaista jäsenmaksuaan 3 kuukauden kuluessa sen erääntymisestä.

Jäsen voidaan erottaa yhdistyksestä, mikäli hän on toiminnallaan aiheuttanut haittaa yhdistykselle. Erottamisesta päättää yhdistyksen kokous.

13. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.

GDPR

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI

Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry (jäljempänä ”yhdistys”)
Laserkatu 10, 53850 Lappeenranta
yhdistystunnus

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rahastonhoitaja Pia Kärkkäinen
Pia.Karkkainen@student.lut.fi

3. Rekisterin nimi

Lappeenrannan ylioppilasteatteri ActI ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenten tietoja käytetään todentamaan yhdistyksen jäsenmäärä. Jäsenille voidaan lähettää tiedotteita yhdistyksen toiminnasta, ja silloin yhteystiedot otetaan jäsenrekisteristä.

Rekisterin tietoja käytetään myös osoittamaan yhdistyksen täyttävän jäsenyhdistyksen vaatimukset Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan yhdistysluetteloon.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot
• Nimi
• Kotipaikka
• Sähköpostiosoite
• Jäsenyyden tyyppi: kannatusjäsen / varsinainen jäsen
• Jäsenyyden alkamisajankohta
• Viimeisimmän jäsenmaksusuorituksen ajankohta
• Onko jäsen opiskelijana LUT-korkeakoulussa
• Kuuluminen Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskuntaan

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Jäseniltä kerätään tietoja jäseneksi liittymisen yhteydessä. Tiedot maksetuista jäsenmaksuista kerätään pankin tiliotteilta. Jäsenrekisteristä poistetaan vuosittain jäsenmaksunsa maksamatta jättäneet. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle muuttuneet tietonsa.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Yhdistys luovuttaa vuosittain Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnalle seuraavat tiedot:
• äänivaltaisten jäsenten määrä
• kaikkien jäsenten määrä yhteensä
• LUT-korkeakouluissa opiskelevien osuus äänivaltaisista jäsenistä
• Lappeenrannan teknillisen yliopiston ylioppilaskunnan jäsenten osuus äänivaltaisista jäsenistä
Yhdistys ei luovuta yksittäisten jäsenten tietoja edelleen ilman lakiin perustuvaa syytä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on suojattu salasanalla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan tarpeellisilla henkilöillä. Salasana vaihdetaan heti, kun rekisteriasioista vastaava henkilö vaihtuu.

9. Oikeus tietojen tarkistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyynnön tarkistuksesta voi lähettää yhdistyksen rahastonhoitajalle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan virheelliset tiedot tai poistamaan tiedot kokonaan rekisteristä.